Доповідна записка — бланк і 4 приклади

_______________________________

_______________________________

_______________________________

__________________________________

посада, власне ім’я та прізвище адресата — у давальному відмінку; ваші — у родовому

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

«___» __________ 20___ р.№ __________

Про _______________________________________________

короткий заголовок: про що записка, одним рядком

Повідомляю, що дата, час і місце події або строк виконання завдання було встановлено такі обставини: послідовний опис перевірених фактів.

Зазначте доручення, обов’язок або виробничу потребу. Станом на дата і час вкажіть фактичний стан виконання або наявності ресурсів.

Ці обставини підтверджують: назви документів, даних обліку або інших джерел.

Унаслідок зазначеного опишіть фактичні наслідки або ризик для роботи.

Прошу сформулюйте конкретну пропозицію чи рішення для керівника.

Додаток: назва документа на кількість арк. в 1 прим.

посада автора

__________________ власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

особистий підпис

Директору ТОВ «Ромашка»

Івану ІВАНЕНКУ

начальника господарського відділу

Коваленка Сергія Миколайовича

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

02.09.2026№ 18/04-27

Про відсутність працівника на робочому місці

Повідомляю, що 2 вересня 2026 року менеджер з продажу Олег Петренко не перебував на робочому місці з 09:00 до 11:34.

За даними електронної системи контролю доступу його вхід до офісу зафіксовано о 11:34. До початку робочого дня та протягом зазначеного проміжку часу повідомлень від Олега Петренка про причини відсутності я не отримував. О 10:05 і 10:22 я телефонував працівникові, однак виклики залишилися без відповіді.

Правилами внутрішнього трудового розпорядку ТОВ «Ромашка», з якими працівника ознайомлено 15 січня 2025 року, установлено початок робочого дня о 09:00 та обов’язок завчасно повідомляти безпосереднього керівника про неможливість своєчасно розпочати роботу.

Через відсутність працівника до 11:34 не було проведено заплановану на 10:00 онлайн-зустріч із представником ТОВ «Волошка». Новий час зустрічі погоджено на 3 вересня 2026 року о 12:00.

Прошу організувати перевірку зазначених обставин та до прийняття рішення запропонувати Олегу Петренку надати письмове пояснення. Ця записка фіксує відомі мені факти й не містить висновку про наявність вини або достатність підстав для дисциплінарного стягнення.

Додатки:

1. Витяг із системи контролю доступу за 02.09.2026 на 1 арк. в 1 прим.

2. Копія календарного запрошення на зустріч на 1 арк. в 1 прим.

Начальник господарського відділу

__________________ Сергій КОВАЛЕНКО

особистий підпис

Директору ТОВ «Ромашка»

Івану ІВАНЕНКУ

начальника господарського відділу

Коваленка Сергія Миколайовича

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

02.09.2026№ 18/04-28

Про невиконання завдання у встановлений строк

Повідомляю, що згідно з письмовим дорученням від 27 серпня 2026 року № 12-О менеджер з продажу Олег Петренко мав до 17:00 1 вересня 2026 року підготувати та передати зведену таблицю щодо 40 чинних договорів із клієнтами.

Доручення було надіслано працівникові корпоративною електронною поштою 27 серпня 2026 року о 10:14. Отримання листа Олег Петренко підтвердив відповіддю того самого дня о 10:27.

Станом на 17:00 1 вересня 2026 року таблиця не надійшла. О 17:18 працівник надіслав файл із відомостями щодо 24 договорів. Дані про 16 договорів у файлі були відсутні. Виправлений або доповнений файл станом на 12:00 2 вересня 2026 року не отримано.

Через відсутність повних даних господарський відділ не завершив формування плану архівування договорів на вересень 2026 року. Перенесення строку виконання завдання до його завершення зі мною не погоджувалося.

Прошу організувати перевірку причин невиконання доручення в повному обсязі та запропонувати Олегу Петренку надати письмове пояснення. До з’ясування причин прошу не робити висновків щодо вини працівника.

Додатки:

1. Копія доручення від 27.08.2026 № 12-О на 1 арк. в 1 прим.

2. Роздруківка електронного листування на 2 арк. в 1 прим.

3. Зведена таблиця щодо 24 договорів на 3 арк. в 1 прим.

Начальник господарського відділу

__________________ Сергій КОВАЛЕНКО

особистий підпис

Директору ТОВ «Ромашка»

Івану ІВАНЕНКУ

начальника господарського відділу

Коваленка Сергія Миколайовича

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

02.09.2026№ 18/04-29

Про придбання стелажів для архівного приміщення

За результатами інвентаризації архівного приміщення № 204, проведеної 1 вересня 2026 року, встановлено, що 46 коробів із документами зберігаються на підлозі через відсутність вільних місць на наявних стелажах.

У приміщенні встановлено шість металевих стелажів загальною місткістю 144 короби. Станом на 1 вересня 2026 року всі 144 місця зайняті. До архіву протягом вересня планується передати ще 34 короби. Отже, для належного розміщення 80 коробів необхідно придбати щонайменше чотири стелажі місткістю 24 короби кожний, загальною місткістю 96 коробів.

ТОВ «Волошка» надало комерційну пропозицію на чотири металеві стелажі по 6 750,00 грн за одиницю. Загальна вартість становить 27 000,00 грн без урахування доставки. Доставка коштує 1 200,00 грн. Загальна сума пропозиції — 28 200,00 грн. Умови та склад ціни потрібно перевірити під час закупівлі, зокрема щодо ПДВ.

Прошу погодити придбання чотирьох металевих стелажів у межах суми 28 200,00 грн або доручити отримати додаткові комерційні пропозиції. У разі погодження закупівлі прошу визначити відповідального працівника та джерело фінансування.

Додатки:

1. Акт інвентаризації місць зберігання від 01.09.2026 на 2 арк. в 1 прим.

2. Комерційна пропозиція ТОВ «Волошка» від 01.09.2026 № 81 на 2 арк. в 1 прим.

3. Схема розміщення стелажів на 1 арк. в 1 прим.

Начальник господарського відділу

__________________ Сергій КОВАЛЕНКО

особистий підпис

Директору ТОВ «Ромашка»

Івану ІВАНЕНКУ

начальника господарського відділу

Коваленка Сергія Миколайовича

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

02.09.2026№ 18/04-30

Про затоплення архівного приміщення

Повідомляю, що 2 вересня 2026 року о 07:42 у приміщенні № 204 за адресою: м. Київ, вул. Хрещатик, 10, було виявлено витік води зі з’єднання труби холодного водопостачання.

О 07:44 черговий адміністратор перекрив подачу води на ділянці. О 07:48 мене повідомили про подію. О 08:05 до приміщення прибув сантехнік обслуговуючої організації, який замінив пошкоджене з’єднання. О 08:37 заміну з’єднання завершено.

Вода потрапила на площу приблизно 12 кв. м. Намокли 8 коробів з архівними документами. О 09:10 короби переміщено до сухого приміщення № 207. Документи розкладено для просушування. Станом на 12:00 ознак травмування працівників немає. Причину пошкодження труби та обсяг матеріальних збитків не встановлено.

Прошу утворити комісію для фіксації наслідків події, провести огляд пошкодженого майна й документів та визначити необхідні відновлювальні роботи. Також прошу погодити тимчасове припинення доступу до приміщення № 204 до завершення перевірки електромережі та прибирання.

Ця записка є первинним повідомленням про фактичні обставини. Вона не замінює акта огляду, технічного висновку, розслідування нещасного випадку або інших документів, якщо їх складання вимагають обставини чи законодавство.

Додатки:

1. Фототаблиця місця події на 4 арк. в 1 прим.

2. Перелік переміщених архівних коробів на 1 арк. в 1 прим.

3. Пояснення чергового адміністратора від 02.09.2026 на 1 арк. в 1 прим.

Начальник господарського відділу

__________________ Сергій КОВАЛЕНКО

особистий підпис

ІНСТРУКЦІЯ ДО ПАКЕТА «ДОПОВІДНА ЗАПИСКА»

1. Що входить до пакета

Пакет містить шість редагованих файлів DOCX:

1. Порожній бланк доповідної записки з підказками для заповнення.

2. Приклад про порушення трудової дисципліни.

3. Приклад про невиконання завдання.

4. Приклад про потребу в ресурсах.

5. Приклад про надзвичайну подію.

6. Інструкцію щодо змісту, оформлення та правової основи.

Підказки, виділені курсивом, потрібно замінити власними даними або видалити. Перед підписанням перевірте дати, суми, номери, назви додатків і повноваження адресата.

2. Призначення документа

Доповідна записка — внутрішній інформаційно-аналітичний документ, яким працівник або керівник підрозділу повідомляє вищому керівникові про подію, стан виконання роботи, проблему чи потребу та зазвичай пропонує рішення.

У цьому пакеті доповідна має висхідний напрям: начальник господарського відділу звертається до директора підприємства. Назва «доповідна записка» не означає автоматично, що викладені в ній обставини вже доведені або юридично кваліфіковані.

КЗпП України не регулює доповідну записку як окремий вид документа та не встановлює для неї універсальної обов’язкової форми. Внутрішній порядок складання, реєстрації та розгляду доцільно визначити в інструкції з діловодства підприємства.

3. Структура за ДСТУ 4163:2020

Для внутрішньої доповідної записки використовують доречні для конкретного документа реквізити:

— адресат;

— відомості про автора;

— назва виду документа;

— дата;

— реєстраційний індекс, якщо документ реєструють;

— заголовок до тексту;

— текст;

— відмітка про додатки, якщо вони є;

— підпис.

Адресата зазначають у давальному відмінку: спочатку посада та назва юридичної особи, потім власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ: «Директору ТОВ «Ромашка» / Івану ІВАНЕНКУ».

Відомості про автора у шапці подають у родовому відмінку: «начальника господарського відділу / Коваленка Сергія Миколайовича».

У підписі зазначають посаду, особистий підпис, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ: «Начальник господарського відділу / [підпис] / Сергій КОВАЛЕНКО». Ініціали не використовують.

На корпоративному бланку частина відомостей про підприємство може бути вже надрукована. Не дублюйте реквізити без потреби.

4. Як писати текст

Текст доцільно будувати з трьох змістових частин:

1. Підстава або подія: що, де і коли сталося; яке завдання, строк або потреба існували.

2. Факти й наслідки: що підтверджено, якими джерелами та як це вплинуло на роботу.

3. Пропозиція: яке конкретне рішення має розглянути адресат.

Пишіть факти замість оцінок. Замість «працівник безвідповідально зірвав зустріч» зазначте: «зустріч, призначена на 10:00, не відбулася; вхід працівника до офісу зафіксовано об 11:34».

Розмежовуйте факт і припущення. Якщо причину події ще не встановлено, прямо напишіть про це. Не називайте особу винною до перевірки пояснень та інших доказів.

Посилання на доручення, договір, посадову інструкцію або правила внутрішнього трудового розпорядку мають містити точну дату, номер чи пункт. До записки додавайте лише документи, що реально підтверджують викладені обставини.

У ресурсній записці перевіряйте арифметику. Наприклад: чотири стелажі × 6 750,00 грн = 27 000,00 грн; плюс доставка 1 200,00 грн; разом 28 200,00 грн.

5. Правові опори

Сама доповідна записка як окремий внутрішній документ не врегульована КЗпП України. Статті 148 і 149 КЗпП стосуються не форми доповідної, а можливих подальших дій роботодавця, якщо перевірка може завершитися дисциплінарним стягненням.

Якщо за наслідками перевірки роботодавець розглядає дисциплінарне стягнення, потрібно дотриматися встановлених законом строків його застосування. Доповідна записка не зупиняє та не подовжує ці строки.

Стаття 148 КЗпП України.

До застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмові пояснення. Доповідна записка іншої посадової особи не замінює такого пояснення. Рішення не повинно ґрунтуватися лише на назві записки або неперевіреному твердженні її автора.

Стаття 149 КЗпП України.

Якщо подія має ознаки нещасного випадку чи гострого професійного захворювання на виробництві, внутрішньої доповідної недостатньо. Слід перевірити обов’язки щодо негайного повідомлення, утворення комісії, розслідування та обліку за Порядком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 17 квітня 2019 року № 337.

Якщо діє воєнний стан, це саме по собі не змінює призначення доповідної записки. Водночас для подій, пов’язаних із бойовими діями, пошкодженням майна, травмуванням або неможливістю доступу до документів, можуть діяти спеціальні процедури. Їх потрібно перевіряти окремо за характером події.

6. Дата і реєстраційний індекс

Датою доповідної записки є дата її підписання автором. Використовуйте один формат дати послідовно в усьому документі.

Реєстраційний індекс присвоюють відповідно до системи реєстрації підприємства. Якщо внутрішня інструкція не передбачає реєстрації такої записки, поле індексу можна вилучити. Не вигадуйте номер після підписання без внесення його до відповідного журналу або електронної системи.

7. Додатки

Після слова «Додаток» або «Додатки» зазначайте назву кожного матеріалу, дату й номер за наявності, кількість аркушів і примірників.

Не додавайте матеріали, джерело або справжність яких неможливо пояснити. У скриншотах, листуванні й фотоматеріалах не розкривайте зайві персональні дані. Оригінали електронних даних доцільно зберігати так, щоб можна було встановити час їх створення, отримання та джерело.

8. Формат підпису

Паперовий документ підписує автор власноруч. Підпис оформлюють так:

Начальник господарського відділу

__________________ Сергій КОВАЛЕНКО

особистий підпис

Не ставте замість підпису зображення підпису, якщо внутрішній порядок не передбачає належного способу електронного підписання.

Для електронного документа використовуйте вид електронного підпису та канал передавання, визначені законодавством і внутрішнім порядком підприємства. Просте надсилання редагованого DOCX не завжди дає можливість надійно встановити автора й незмінність тексту.

9. Перевірка перед поданням

Передайте записку адресатові лише після перевірки:

— адресата й повноважень особи, якій пропонують рішення;

— власної посади та ПІБ у правильних відмінках;

— дат, часу, номерів, сум та арифметики;

— відповідності заголовка змісту;

— джерел кожного істотного твердження;

— конкретності прохальної частини;

— фактичної наявності всіх зазначених додатків;

— відсутності непотрібних персональних або конфіденційних даних;

— видалення всіх курсивних підказок.

10. Застереження

Цей пакет є зразком для підготовки внутрішніх документів і не є юридичною консультацією.

Доповідна записка сама по собі не доводить вину, розмір шкоди, причину аварії чи наявність підстав для дисциплінарного стягнення. Такі висновки потребують належної перевірки та інших документів.

Для звільнення, матеріальної відповідальності, виробничої травми, кримінального правопорушення, істотної шкоди, конфлікту інтересів, персональних даних особливих категорій або події під час воєнного стану зверніться по індивідуальну юридичну допомогу.

11. Офіційні джерела

1. Кодекс законів про працю України, статті 148–149: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#Text

2. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text

3. Наказ ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144 про прийняття ДСТУ 4163:2020: https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0144774-20#Text

4. ДСТУ 4163:2020 на сайті УНДІАСД: https://undiasd.archives.gov.ua/doc/DSTU%204163.pdf

5. Порядок розслідування та обліку нещасних випадків, професійних захворювань та аварій на виробництві, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 17.04.2019 № 337: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/337-2019-%D0%BF#Text

Цей пакет є зразком для підготовки внутрішніх документів і не є юридичною консультацією. Доповідна записка сама по собі не доводить вину, розмір шкоди, причину аварії чи наявність підстав для дисциплінарного стягнення.