Претензія — бланк і 4 приклади

________________________________

________________________________

________________________________

повне найменування або ПІБ адресата; код ЄДРПОУ або РНОКПП, якщо відомий; поштова адреса

від _____________________________

________________________________

________________________________

________________________________

повне найменування або ПІБ відправника; код ЄДРПОУ або РНОКПП; поштова адреса; телефон та електронна пошта — за потреби

ПРЕТЕНЗІЯ

щодо __________________________________

коротко зазначити предмет вимоги

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

підстава відносин: дата, номер і предмет договору, замовлення, рахунка, накладної, акта, чека або іншого документа

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

факти: що мала зробити інша сторона, у який строк, що сталося, коли виявлено порушення та якими документами це підтверджується

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

розрахунок заявленої суми або опис товару, роботи чи послуги; пункт договору або норма закону, на які спирається вимога

У зв’язку з викладеним вимагаю:

1. _____________________________________________________________

2. _____________________________________________________________

3. _____________________________________________________________

основна вимога — сплатити, поставити або замінити товар, усунути недоліки, повернути аванс; строк виконання; за потреби — реквізити чи порядок виконання

Прошу надати письмову відповідь на цю претензію за адресою:

____________________________________________________________________

поштова адреса або адреса електронної пошти

У разі невиконання вимоги у зазначений строк залишаю за собою право звернутися до суду та скористатися іншими способами захисту, передбаченими договором і законодавством України.

Додатки:

1. _____________________________________________________ на ___ арк.

2. _____________________________________________________ на ___ арк.

3. _____________________________________________________ на ___ арк.

назва документа, кількість аркушів або примірників

Дата _______________________________________________________________

__________________________________________________

(посада, підпис)(власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)

Печатка — за наявності

ТОВ «Волошка»

ЄДРПОУ 42345678

04071, м. Київ, вул. Нижній Вал, 25

від ТОВ «Ромашка»

ЄДРПОУ 41234567

01001, м. Київ, вул. Хрещатик, 10

ПРЕТЕНЗІЯ

щодо оплати заборгованості за поставлений товар

Між ТОВ «Ромашка» та ТОВ «Волошка» укладено договір поставки від 03 лютого 2026 року № 03/02-26.

На виконання договору ТОВ «Ромашка» передало ТОВ «Волошка» офісні крісла в кількості 20 одиниць загальною вартістю 120 000,00 грн, у тому числі ПДВ — 20 000,00 грн. Передання товару підтверджує видаткова накладна від 10 лютого 2026 року № 47, підписана представниками обох сторін без зауважень.

Відповідно до пункту 4.2 договору покупець мав оплатити товар протягом 10 календарних днів із дня його отримання, тобто не пізніше 20 лютого 2026 року. Станом на 10 березня 2026 року кошти на рахунок ТОВ «Ромашка» не надійшли.

Несплачена сума основного боргу становить 120 000,00 грн.

Строк виконання грошового зобов’язання визначений договором. Невиконання цього зобов’язання у встановлений строк є його порушенням і простроченням боржника відповідно до статті 530 ЦК України, статті 610 ЦК України та статті 612 ЦК України.

У зв’язку з викладеним вимагаємо протягом 7 календарних днів із дня отримання цієї претензії сплатити 120 000,00 грн на поточний рахунок ТОВ «Ромашка»:

IBAN UA____________________________

в АТ КБ «ПриватБанк».

Просимо письмово повідомити про виконання вимоги та додати копію платіжного документа.

Якщо заборгованість не буде сплачено у визначений строк, ТОВ «Ромашка» звернеться до суду з вимогою про стягнення боргу та інших сум, право на які виникне відповідно до договору й законодавства України.

Додатки:

1. Копія договору поставки від 03 лютого 2026 року № 03/02-26 на 4 арк. в 1 прим.

2. Копія видаткової накладної від 10 лютого 2026 року № 47 на 1 арк. в 1 прим.

3. Розрахунок заборгованості станом на 10 березня 2026 року на 1 арк. в 1 прим.

10 березня 2026 року

Директор

__________________ Іван ІВАНЕНКО

підпис

ФОП Ткаченко Марині Іванівні

РНОКПП ____________________

02094, м. Київ, вул. Гната Хоткевича

від ТОВ «Ромашка»

ЄДРПОУ 41234567

01001, м. Київ, вул. Хрещатик, 10

ПРЕТЕНЗІЯ

щодо заміни товару неналежної якості

За договором поставки від 02 квітня 2026 року № 18 ФОП Ткаченко Марина Іванівна поставила ТОВ «Ромашка» 10 електричних чайників моделі Philips HD9350/90 загальною вартістю 24 000,00 грн. Товар отримано 06 квітня 2026 року за видатковою накладною № 116.

Під час перевірки товару 07 квітня 2026 року встановлено, що у двох чайників після під’єднання до електромережі не вмикається нагрівальний елемент. Серійні номери товарів: HD9350-UA-2603187 та HD9350-UA-2603191.

Виявлені обставини зафіксовано актом перевірки товару від 07 квітня 2026 року № 4. До початку перевірки чайники не використовувалися, механічних пошкоджень корпусу та кабелю живлення не виявлено.

Вартість одного чайника за накладною становить 2 400,00 грн. Загальна вартість двох одиниць товару з недоліками — 4 800,00 грн.

Відповідно до статті 678 ЦК України покупець має право вимагати заміни товару неналежної якості, якщо недоліки товару не були застережені продавцем. Пункт 5.4 договору передбачає заміну товару з виробничими недоліками протягом 10 календарних днів після отримання письмової вимоги покупця.

У зв’язку з викладеним вимагаємо протягом 10 календарних днів із дня отримання цієї претензії замінити два електричні чайники Philips HD9350/90 із серійними номерами HD9350-UA-2603187 та HD9350-UA-2603191 на справні товари тієї самої моделі й комплектації.

ТОВ «Ромашка» готове передати товари з недоліками за актом приймання-передачі у погоджений сторонами робочий день.

Просимо письмово повідомити дату та порядок заміни товару.

Якщо вимогу не буде виконано у визначений строк, ТОВ «Ромашка» скористається способами захисту, передбаченими договором і законодавством України.

Додатки:

1. Копія договору поставки від 02 квітня 2026 року № 18 на 4 арк. в 1 прим.

2. Копія видаткової накладної від 06 квітня 2026 року № 116 на 1 арк. в 1 прим.

3. Копія акта перевірки товару від 07 квітня 2026 року № 4 на 2 арк. в 1 прим.

4. Фотографії серійних номерів товарів на 2 арк. в 1 прим.

09 квітня 2026 року

Директор

__________________ Іван ІВАНЕНКО

підпис

ПП «Будівельні матеріали»

ЄДРПОУ 33445566

03150, м. Київ, вул. Велика Васильківська, 72

від Петренка Олега Сергійовича

РНОКПП ____________________

м. Київ, вул. Ревуцького

телефон: +380 __ ___ __ __

електронна пошта: o.petrenko@example.com

ПРЕТЕНЗІЯ

щодо заміни товару з недоліком

12 травня 2026 року я придбав у магазині ПП «Будівельні матеріали» перфоратор Bosch GBH 2-26 DRE вартістю 7 800,00 грн. Купівлю підтверджує фіскальний чек від 12 травня 2026 року № 18473. Гарантійний строк на товар становить 24 місяці.

18 червня 2026 року під час звичайного використання перфоратора припинив працювати ударний механізм. Електродвигун запускається, однак інструмент не виконує свердління з ударом. Цей недолік унеможливлює використання товару за призначенням.

Товар використовувався відповідно до інструкції виробника. Слідів падіння, потрапляння рідини, розкриття корпусу чи самостійного ремонту немає. Недолік виявлено в межах гарантійного строку та виник не з моєї вини.

Відповідно до статті 8 ЗУ «Про захист прав споживачів» споживач у разі виявлення протягом гарантійного строку недоліків товару має право заявити продавцю передбачену законом вимогу. З огляду на характер виявленого недоліку прошу прийняти товар для перевірки якості та виконати заявлену нижче вимогу.

Вимагаю замінити перфоратор Bosch GBH 2-26 DRE на справний товар тієї самої моделі. Якщо такого товару немає в наявності, прошу письмово повідомити про це для погодження іншого передбаченого законом способу врегулювання.

Готовий передати перфоратор у повній комплектації разом із гарантійним талоном. Прошу під час приймання зазначити в документі комплектацію, зовнішній стан товару, заявлений недолік і дату передання.

Прошу надати письмову відповідь на цю претензію за адресою електронної пошти o.petrenko@example.com та повідомити порядок передання товару.

Додатки:

1. Копія фіскального чека від 12 травня 2026 року № 18473 на 1 арк. в 1 прим.

2. Копія гарантійного талона на 1 арк. в 1 прим.

3. Фотографії товару та його серійного номера на 3 арк. в 1 прим.

22 червня 2026 року

__________________ Олег ПЕТРЕНКО

підпис

ФОП Сидоренку Андрію Петровичу

РНОКПП ____________________

65014, м. Одеса, вул. Базарна

від ТОВ «Ромашка»

ЄДРПОУ 41234567

01001, м. Київ, вул. Хрещатик, 10

ПРЕТЕНЗІЯ

щодо повернення авансу за ненадані послуги

ТОВ «Ромашка» та ФОП Сидоренко Андрій Петрович уклали договір про надання послуг від 01 липня 2026 року № 21/07. За договором виконавець зобов’язався до 31 липня 2026 року провести технічну діагностику системи вентиляції в офісі замовника та передати письмовий звіт.

03 липня 2026 року ТОВ «Ромашка» перерахувало виконавцю аванс у сумі 18 000,00 грн. Оплату підтверджує платіжна інструкція № 704.

Станом на 10 серпня 2026 року діагностику не проведено, письмовий звіт не передано. Представник виконавця не прибув у погоджені сторонами дні — 15 та 22 липня 2026 року. Листи ТОВ «Ромашка» від 16 липня 2026 року та 25 липня 2026 року з проханням підтвердити нову дату виконання залишилися без відповіді.

Відповідно до статті 901 ЦК України за договором про надання послуг виконавець зобов’язується надати послугу, а замовник — оплатити її, якщо інше не встановлено договором. Ненадання погоджених послуг у встановлений строк є порушенням зобов’язання відповідно до статті 610 ЦК України та простроченням боржника відповідно до статті 612 ЦК України.

Пункт 8.3 договору надає замовнику право відмовитися від договору, якщо прострочення виконавця перевищує 5 календарних днів, і вимагати повернення авансу за ненадані послуги.

ТОВ «Ромашка» повідомляє про відмову від договору від 01 липня 2026 року № 21/07 та вимагає протягом 7 календарних днів із дня отримання цієї претензії повернути аванс у сумі 18 000,00 грн на рахунок:

IBAN UA____________________________

в АТ КБ «ПриватБанк».

Просимо письмово повідомити про повернення коштів і додати копію платіжного документа.

Якщо кошти не буде повернуто у визначений строк, ТОВ «Ромашка» звернеться до суду з вимогою про їх стягнення.

Додатки:

1. Копія договору про надання послуг від 01 липня 2026 року № 21/07 на 5 арк. в 1 прим.

2. Копія платіжної інструкції від 03 липня 2026 року № 704 на 1 арк. в 1 прим.

3. Копії листів від 16 та 25 липня 2026 року на 2 арк. в 1 прим.

4. Розрахунок суми до повернення на 1 арк. в 1 прим.

10 серпня 2026 року

Директор

__________________ Іван ІВАНЕНКО

підпис

ПРЕТЕНЗІЯ: ІНСТРУКЦІЯ І ПРАВОВІ ОПОРИ

1. Що містить пакет

До пакета входять:

— універсальний бланк претензії;

— приклад вимоги про оплату боргу;

— приклад вимоги про заміну товару неналежної якості між суб’єктами господарювання;

— приклад претензії споживача;

— приклад вимоги про повернення авансу за ненадані послуги;

— ця інструкція.

Бланк не містить підставлених реквізитів. Перед використанням внесіть дані сторін, фактичні дати, суми, номери документів, зміст порушення та вимогу.

2. Коли складають претензію

Претензія — це письмова вимога до іншої сторони усунути порушення: сплатити борг, передати або замінити товар, усунути недоліки, надати послугу, повернути кошти чи виконати інший обов’язок.

Окремого універсального закону, який установлював би одну обов’язкову форму претензії для всіх цивільних і господарських відносин, немає. Підставу вимоги потрібно визначати за договором, Цивільним кодексом України, спеціальним законом та фактичними обставинами.

Перед підготовкою документа перевірте договір. У ньому можуть бути передбачені:

— обов’язкове досудове врегулювання;

— адреса або електронна система для претензій;

— перелік необхідних документів;

— строк на відповідь;

— порядок переговорів чи медіації;

— наслідки недотримання погодженої процедури.

3. Що змінилося після скасування Господарського кодексу

Господарський кодекс України втратив чинність 28 серпня 2025 року на підставі Закону України № 4196-IX. Тому статтю 222 Господарського кодексу не можна зазначати як чинну правову підставу претензії.

Стаття 17 Закону № 4196-IX.

Загальний претензійний порядок у відносинах між суб’єктами господарювання тепер слід оцінювати насамперед за договором і спеціальним законодавством. Якщо договір не вимагає спочатку направити претензію, її подання за загальним правилом є способом добровільного врегулювання спору, а не автоматичною умовою звернення до суду. Водночас для окремої категорії спорів спеціальний закон може встановлювати інше, тому це потрібно перевіряти окремо.

Колишня частина третя статті 222 Господарського кодексу містила практичний перелік відомостей претензії. Хоча ця норма вже не діє, сформована за нею структура залишається корисним діловим стандартом:

— найменування та реквізити сторін;

— обставини, на яких ґрунтується вимога;

— докази;

— конкретна вимога;

— сума та її розрахунок;

— перелік додатків;

— дата і підпис.

4. Структура за ДСТУ 4163:2020

Для претензії доцільно використовувати такі реквізити:

1. Відомості про адресата.

2. Відомості про автора.

3. Назва виду документа — «ПРЕТЕНЗІЯ».

4. Заголовок до тексту.

5. Текст.

6. Відомості про додатки.

7. Дата.

8. Підпис.

9. Печатка — за наявності.

Якщо адресатом є посадова особа, спочатку зазначають її посаду, потім власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ в давальному відмінку, наприклад:

Директору ТОВ «Ромашка»

Івану ІВАНЕНКУ

Якщо автором у шапці є працівник, зазначають посаду, прізвище, власне ім’я та по батькові в родовому відмінку:

менеджера з продажу

Петренка Олега Сергійовича

У підписі зазначають власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ:

Олег ПЕТРЕНКО

Ініціали замість власного імені не використовують.

5. Як написати текст

Визначте підставу відносин

Назвіть договір, замовлення, рахунок, накладну, акт, чек або інший документ. Зазначте дату, номер і предмет.

Опишіть факти

Подайте події у хронологічному порядку:

— що мала зробити інша сторона;

— у який строк;

— що було виконано фактично;

— коли виявлено порушення;

— якими доказами воно підтверджується.

Уникайте оцінок на кшталт «безвідповідальна поведінка» або «грубе ігнорування». Замість цього вкажіть перевірювані факти: дату платежу, строк поставки, кількість товару, дату листа, конкретний недолік.

Сформулюйте одну основну вимогу

Вимога має бути конкретною та придатною до виконання. Наприклад:

— сплатити 120 000,00 грн;

— замінити дві одиниці товару;

— повернути аванс у сумі 18 000,00 грн;

— усунути зазначений недолік;

— надати письмову відповідь.

Не поєднуйте взаємовиключні вимоги без пояснення черговості. Якщо закон дозволяє обрати один із кількох способів захисту, визначте, який саме спосіб ви обираєте.

Перевірте строк

Строк вимоги може випливати з договору або закону. Якщо строк виконання зобов’язання встановлено договором, посилайтеся на відповідний пункт і статтю 530 ЦК України. Якщо строк не визначено, не встановлюйте його механічно без перевірки правил, що стосуються конкретного зобов’язання.

Додайте розрахунок

Якщо заявляється грошова вимога, покажіть:

— основну суму;

— проведені платежі;

— залишок боргу;

— окремо — санкції, проценти або інші нарахування, якщо для них є чинна правова чи договірна підстава;

— дату, станом на яку зроблено розрахунок.

Не додавайте штраф, пеню чи інші нарахування лише тому, що вони трапляються в чужих документах.

6. Правові опори

Строк виконання

Статтю 530 ЦК України застосовують, коли потрібно визначити, у який момент боржник мав виконати зобов’язання.

Порушення та прострочення

Стаття 610 ЦК України визначає поняття порушення зобов’язання.

Стаття 612 ЦК України стосується прострочення боржника, який не розпочав виконання або не виконав зобов’язання у встановлений строк.

Товар

Стаття 678 ЦК України визначає правові наслідки передання товару неналежної якості. Якщо недоліки товару не були застережені продавцем, покупець має право, зокрема, вимагати заміни товару.

Послуги

Стаття 901 ЦК України визначає основний зміст договору про надання послуг: виконавець надає послугу, а замовник оплачує її, якщо інше не встановлено договором.

Права споживача

Статтю 8 ЗУ «Про захист прав споживачів» застосовують до вимог споживача в разі виявлення недоліків товару протягом гарантійного строку. Споживач не зобов’язаний доводити вину виробника. Для вимоги важливо, що недолік виявлено в гарантійний строк і він виник не з вини споживача.

У документі не слід без потреби називати недолік «істотним». Це поняття має законодавче визначення та може впливати на доступні вимоги. Безпечніше точно описати факт, наприклад: «ударний механізм не працює, що унеможливлює використання інструмента за призначенням».

Скасування Господарського кодексу

Стаття 17 Закону № 4196-IX підтверджує втрату чинності Господарським кодексом України з дня введення в дію Закону № 4196-IX.

7. Як оформити підпис

Для юридичної особи:

Директорпідпис Іван ІВАНЕНКО

Для фізичної особи:

підписОлег ПЕТРЕНКО

Якщо документ підписує представник, перевірте його повноваження та за потреби додайте копію довіреності або іншого підтвердного документа.

Печатка юридичної особи ставиться лише за наявності. Не зазначайте її як обов’язковий реквізит.

8. Як надіслати претензію

Оберіть спосіб, який дає змогу підтвердити:

— зміст відправлених документів;

— дату відправлення;

— належного адресата;

— факт вручення або спроби вручення.

Це може бути поштове відправлення з описом вкладення та документом про вручення, кур’єрська доставка з підписом одержувача, особисте вручення на примірнику автора або електронний спосіб, прямо погоджений договором.

Збережіть примірник претензії, додатки та всі докази надсилання.

9. Типові помилки

— Посилання на статтю 222 Господарського кодексу України як на чинну норму.

— Посилання на скасований Цивільний кодекс Української РСР.

— Припущення, що претензія завжди обов’язкова перед зверненням до суду.

— Ігнорування претензійного порядку, прямо передбаченого договором або спеціальним законом.

— Відсутність конкретної вимоги або строку її виконання.

— Суперечності між датами, сумами, накладними та розрахунком.

— Заявлення штрафу, пені чи збитків без розрахунку та правової підстави.

— Використання оцінок замість фактів.

— Надсилання документа не за тією адресою або не тим способом, який визначено договором.

— Відсутність доказу надсилання та змісту вкладення.

— Використання терміна «істотний недолік» без перевірки всіх ознак законодавчого визначення.

— Вимога до споживача довести вину виробника.

— Зазначення вигаданого РНОКПП, паспортних або банківських даних.

— Змішування у документі реквізитів ID-картки та паспорта-книжечки.

— Зазначення печатки як обов’язкової.

10. Застереження

Матеріали пакета є універсальними редакційними формами й не враховують усіх умов конкретного договору або спору. Перед підписанням перевірте чинну редакцію законодавства, спеціальні правила для відповідної категорії відносин, строки позовної давності, умови договору та повноваження підписанта.

Якщо сума спору значна, порушення пов’язане з нерухомістю, кредитом, перевезенням, страхуванням, публічними закупівлями, інтелектуальною власністю, міжнародним договором або спеціальною досудовою процедурою, зверніться до адвоката чи іншого профільного фахівця.