Акт приймання-передачі — бланк і 4 приклади

Найменування юридичної особи або сторін договору — якщо акт оформлюють не на бланку

АКТ

приймання-передачі зазначити майно, документи, справи або приміщення

Місце складенняДата

№ номер акта

Повне найменування або прізвище, власне ім’я та по батькові сторони, яка передає, в особі посада, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ представника, що діє на підставі статуту, довіреності, наказу, договору або іншого документа, надалі — «Сторона, що передає», з однієї сторони, та

повне найменування або прізвище, власне ім’я та по батькові сторони, яка приймає, в особі посада, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ представника, що діє на підставі статуту, довіреності, наказу, договору або іншого документа, надалі — «Сторона, що приймає», з іншої сторони, склали цей акт про таке.

1. На підставі назва, дата й номер договору, наказу або іншого документа Сторона, що передає, передала, а Сторона, що приймає, прийняла:

2. Разом із предметом передання надано: перелік ключів, технічної документації, приладдя, описів справ, носіїв інформації або інших супровідних матеріалів.

3. Під час приймання встановлено: результати огляду, перевірки кількості, комплектності, справності та стану.

4. Зауваження Сторони, що приймає: описати зауваження або зазначити «немає».

5. Цей акт підтверджує факт передання та прийняття зазначеного в ньому майна, документів або приміщення. Акт не замінює договір, наказ, довіреність чи інший документ, з якого виник обов’язок передати та право прийняти відповідний об’єкт.

6. Акт складено у кількість примірниках, що мають однакову юридичну силу, по одному для зазначити одержувачів примірників.

Печатки сторін — за наявності

АКТ

приймання-передачі обладнання в оренду

м. Київ02 березня 2026 року

№ 1

ТОВ «Ромашка», ЄДРПОУ 41234567, в особі директора Івана ІВАНЕНКА, який діє на підставі статуту, надалі — «Орендодавець», з однієї сторони, та ТОВ «Волошка», ЄДРПОУ 42345678, в особі директорки Марини БОНДАРЕНКО, яка діє на підставі статуту, надалі — «Орендар», з іншої сторони, склали цей акт про таке.

1. На підставі договору оренди обладнання від 27 лютого 2026 року № 27/02-О Орендодавець передав, а Орендар прийняв:

2. Сторони спільно оглянули обладнання та перевірили його ввімкнення. Ноутбук завантажується, проєктор відтворює зображення через HDMI, механізм екрана працює.

3. Орендар отримав обладнання в комплектності та стані, зазначених у таблиці. Інших зауважень на момент передання немає.

4. Ризики використання, порядок технічного обслуговування, розмір орендної плати, строк оренди та умови повернення обладнання визначено договором від 27 лютого 2026 року № 27/02-О.

5. Акт складено у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу, по одному для кожної сторони.

ТОВ «Ромашка»

ЄДРПОУ 41234567

01001, м. Київ, вул. Хрещатик, 10

АКТ

приймання-передачі товарно-матеріальних цінностей працівнику

м. Київ16 березня 2026 року

№ 6

Начальник господарського відділу Сергій КОВАЛЕНКО передав, а менеджер з продажу Олег ПЕТРЕНКО прийняв для використання під час виконання трудових обов’язків такі товарно-матеріальні цінності:

Цінності передано на підставі наказу директора ТОВ «Ромашка» від 13 березня 2026 року № 21-к.

Працівник оглянув цінності, перевірив комплектність і робочий стан. Зауважень під час приймання немає.

Працівнику передано копію інструкції з використання корпоративного обладнання та повідомлено про порядок інформування роботодавця в разі пошкодження, втрати або несправності.

Акт складено у двох примірниках: один — для бухгалтерії ТОВ «Ромашка», другий — для працівника.

ТОВ «Ромашка»

ЄДРПОУ 41234567

01001, м. Київ, вул. Хрещатик, 10

АКТ

приймання-передачі документів і справ

м. Київ30 квітня 2026 року

№ 9

Менеджер з продажу Олег ПЕТРЕНКО у зв’язку з припиненням трудового договору передав, а начальник господарського відділу Сергій КОВАЛЕНКО на підставі наказу директора ТОВ «Ромашка» від 27 квітня 2026 року № 38-к прийняв такі документи та справи:

Сторони звірили паперові документи з описом, відкрили електронний реєстр і перевірили доступ до папки на корпоративному Google Диску.

Незавершене питання: за замовленням ТОВ «Волошка» № 146 товар зарезервовано до 05 травня 2026 року, рахунок від 28 квітня 2026 року № 311 станом на дату акта не оплачено. Відповідальним за подальший контроль визначено Сергія КОВАЛЕНКА.

Зауваження особи, яка прийняла документи та справи: немає.

Акт підтверджує склад і фактичне передання зазначених документів, справ, електронних матеріалів та ключа. Акт не підтверджує правильність усіх рішень і відомостей у переданих документах, якщо сторони прямо не зафіксували результат такої перевірки.

Акт складено у трьох примірниках: для особи, яка передала справи, для особи, яка їх прийняла, та для кадрової служби ТОВ «Ромашка».

АКТ

приймання-передачі офісного приміщення в оренду

м. Київ01 червня 2026 року

№ 1

ТОВ «Волошка», ЄДРПОУ 42345678, в особі директорки Марини БОНДАРЕНКО, яка діє на підставі статуту, надалі — «Орендодавець», з однієї сторони, та ТОВ «Ромашка», ЄДРПОУ 41234567, в особі директора Івана ІВАНЕНКА, який діє на підставі статуту, надалі — «Орендар», з іншої сторони, склали цей акт про таке.

1. На підставі договору оренди нежитлового приміщення від 20 травня 2026 року № 20/05-Н Орендодавець передав, а Орендар прийняв у строкове платне користування офісне приміщення № 4 загальною площею 86,4 кв. м на третьому поверсі будівлі за адресою: 04071, м. Київ, вул. Нижній Вал, 25.

2. До складу переданого приміщення входять:

3. Показники лічильників на момент передання:

— електроенергія — 18 462 кВт·год;

— холодна вода — 347,218 куб. м.

4. Орендар отримав:

— 3 ключі від вхідних дверей;

— 2 електронні перепустки № 0418 і № 0419;

— 1 ключ від поштової скриньки № 4;

— копію плану приміщення на 1 арк.

5. Сторони оглянули приміщення, перевірили двері, замки, освітлення, водопостачання та сантехніку. Крім подряпини в переговорній кімнаті, зазначеної в пункті 2, зауважень немає.

6. Розмір орендної плати, порядок оплати комунальних послуг, доступу до будівлі, ремонту та повернення приміщення визначено договором від 20 травня 2026 року № 20/05-Н.

7. Акт складено у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу, по одному для кожної сторони.

АКТ ПРИЙМАННЯ-ПЕРЕДАЧІ: ІНСТРУКЦІЯ І ПРАВОВІ ОПОРИ

1. Що містить пакет

До пакета входять:

— універсальний бланк акта приймання-передачі;

— приклад передання обладнання в оренду;

— приклад передання товарно-матеріальних цінностей працівнику;

— приклад передання документів і справ при зміні відповідального працівника;

— приклад передання офісного приміщення за договором оренди;

— ця інструкція.

Бланк не містить реквізитів сторонніх компаній або осіб. Перед використанням внесіть власні дані, підставу передання, точний перелік об’єктів, їх ідентифікаційні ознаки, фактичний стан і зауваження.

2. Для чого потрібен акт

Акт приймання-передачі фіксує, що одна сторона передала, а інша прийняла конкретну річ, приміщення, документи, справи, ключі, носії інформації або інші об’єкти.

Універсальної форми такого акта для всіх ситуацій закон не встановлює. Зміст документа визначають за договором, наказом, правилами обліку та особливостями об’єкта. Для окремих правовідносин закон прямо пов’язує з переданням юридичні наслідки. Наприклад, передання будівлі або її частини в оренду оформлюють документом, який підписують сторони.

Акт підтверджує фактичну подію. Він не замінює документ, із якого виникли права й обов’язки сторін: договір оренди, купівлі-продажу, наказ роботодавця, договір про матеріальну відповідальність або довіреність.

3. Відмінність від акта виконаних робіт

Акт приймання-передачі та акт виконаних робіт фіксують різні факти.

Акт приймання-передачі підтверджує перехід речі, приміщення, документів або справ від однієї особи до іншої. У ньому важливі найменування об’єкта, кількість, модель, серійний чи інвентарний номер, комплектність, фактичний стан, дефекти, ключі та супровідні документи.

Акт виконаних робіт підтверджує завершення та прийняття результату робіт або надання послуг. У ньому описують виконаний обсяг, період, результат, вартість і зауваження замовника. Сам факт передання ноутбука, ключів або папки документів не є виконаною роботою.

Не використовуйте назву «акт виконаних робіт» для передання майна лише тому, що документ підписують дві сторони. І навпаки, акт передання обладнання не підтверджує виконання монтажу, ремонту чи налаштування, якщо ці роботи окремо не описано і не прийнято.

Якщо за одним договором виконавець спочатку виконав роботи, а потім передав їх матеріальний результат або обладнання, можуть знадобитися два окремі документи або один комбінований акт із чітко розмежованими розділами. Вибір залежить від договору та змісту операції.

4. Структура за ДСТУ 4163:2020

Для акта доцільно передбачити:

1. Найменування юридичної особи або сторін.

2. Назву виду документа — «АКТ».

3. Заголовок — що саме приймають і передають.

4. Дату, номер і місце складення.

5. Підставу — договір, наказ або інший документ.

6. Відомості про сторони чи осіб, які передають і приймають.

7. Точний перелік об’єктів.

8. Результат огляду, стан, комплектність і зауваження.

9. Кількість примірників.

10. Підписи сторін.

11. Печатки — за наявності.

У підписі зазначають власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ, наприклад:

Директорпідпис Іван ІВАНЕНКО

Ініціали не використовують. Якщо акт підписує представник, потрібно перевірити документ, що підтверджує його повноваження.

5. Як описати предмет передання

Опис має дозволяти відрізнити переданий об’єкт від інших подібних об’єктів.

Для обладнання зазначають:

— точне найменування і модель;

— серійний та інвентарний номери;

— кількість;

— комплектність;

— працездатність;

— видимі дефекти та сліди використання.

Для приміщення зазначають:

— адресу та номер приміщення;

— поверх і площу;

— склад кімнат;

— стан оздоблення, дверей, вікон, мереж і сантехніки;

— показники лічильників;

— кількість ключів і перепусток;

— виявлені пошкодження.

Для документів і справ зазначають:

— назву або індекс справи;

— період;

— кількість документів, томів або аркушів;

— оригінал це чи копія;

— місце збереження електронних матеріалів;

— незавершені питання;

— стан і відсутні документи.

Загальні фрази «майно передано повністю» або «документи прийнято» не дають змоги встановити, що саме перейшло до іншої особи.

6. Огляд і зауваження

Особа, яка приймає об’єкт, має оглянути його до підписання акта. Для обладнання варто перевірити ввімкнення та основні функції; для приміщення — мережі, замки, освітлення, сантехніку й показники лічильників; для документів — фактичну наявність за описом і доступ до електронних папок.

Усі відомі дефекти фіксують без оціночних формулювань. Наприклад: «подряпина довжиною близько 20 см на західній стіні», а не «приміщення в поганому стані».

Якщо під час приймання є розбіжність, її потрібно внести до акта: якої одиниці бракує, що несправне, який документ не передано, хто і до якої дати має усунути розбіжність. Не підписуйте фразу «зауважень немає», якщо вони фактично є.

Фото можна додати до акта. У такому разі зазначте кількість файлів або аркушів, дату знімання та об’єкт, який зображено.

7. Правові опори

Передання речі в оренду

Стаття 767 ЦК України передбачає, що наймодавець має передати наймачеві річ у комплекті та стані, які відповідають договору найму і призначенню речі. Наймач перевіряє справність речі в присутності наймодавця. Тому в акті передання обладнання важливо докладно зафіксувати стан і результат перевірки.

Передання приміщення

Стаття 795 ЦК України прямо передбачає оформлення передання наймачеві будівлі або іншої капітальної споруди, а також їх окремої частини, відповідним документом, який підписують сторони. З цього моменту за загальним правилом починається обчислення строку найму, якщо договором не встановлено інше.

Первинний документ

Акт, який підтверджує господарську операцію та використовується в бухгалтерському обліку, має відповідати статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Зокрема, потрібно зазначити назву документа, дату, назву підприємства, зміст та обсяг операції, одиницю її виміру, посади або інші дані відповідальних осіб і дані, що дають змогу їх ідентифікувати.

Положення № 88 установлює правила документального забезпечення записів у бухгалтерському обліку. Його застосовують до акта в тій частині, у якій документ є підставою для бухгалтерського обліку операції. Не кожен внутрішній акт передання справ автоматично є первинним бухгалтерським документом.

Матеріальна відповідальність

Стаття 135-1 КЗпП стосується письмових договорів про повну матеріальну відповідальність. Такий договір укладають лише з працівниками, посади або роботи яких передбачені затвердженим переліком; в інших випадках за загальним правилом застосовується обмежена матеріальна відповідальність за статтею 132 КЗпП. Акт передання товарно-матеріальних цінностей підтверджує, які саме цінності працівник фактично отримав, але сам по собі не створює повної матеріальної відповідальності.

8. Підписання та примірники

Кількість примірників визначають за кількістю сторін і внутрішніх одержувачів. Для двостороннього договору зазвичай складають по одному примірнику для кожної сторони. Внутрішній акт може мати додатковий примірник для бухгалтерії, кадрової служби або відповідального підрозділу.

Підпис має належати особі, яка фактично передала або прийняла об’єкт і має відповідні повноваження. Не підставляйте підпис керівника автоматично, якщо майно фактично передає комірник, відповідальний працівник або комісія.

Печатка не є універсальною вимогою. Її ставлять за наявності та відповідно до внутрішніх правил або домовленості сторін.

Для електронного акта потрібно забезпечити можливість ідентифікувати підписантів, установити цілісність документа та зберегти його у форматі й порядку, погоджених сторонами та допустимих законом.

9. Типові помилки

— Називати передання речі актом виконаних робіт.

— Використовувати акт приймання-передачі як заміну договору або наказу.

— Не зазначати підставу передання.

— Описувати майно без моделі, серійного чи інвентарного номера.

— Не фіксувати комплектність, дефекти та результати перевірки.

— Писати «зауважень немає», коли пошкодження фактично виявлено.

— Не зазначати кількість документів, аркушів, справ, ключів або перепусток.

— Не фіксувати показники лічильників під час передання приміщення.

— Не зазначати незавершені питання при переданні справ.

— Вважати, що акт передання ТМЦ сам по собі створює повну матеріальну відповідальність працівника.

— Укладати договір про повну матеріальну відповідальність із працівником, посада або робота якого відсутня в затвердженому переліку.

— Посилатися на статтю 135-1 КЗпП без перевірки підстав для укладення договору про повну матеріальну відповідальність.

— Вважати кожен акт первинним бухгалтерським документом незалежно від його змісту.

— Вимагати печатку як обов’язковий реквізит.

— Використовувати ініціали замість власного імені.

— Підписувати акт особою, повноваження якої не підтверджені.

10. Застереження

Матеріали пакета є універсальними редакційними формами. Перед підписанням перевірте договір, наказ, облікову політику, внутрішні процедури, повноваження підписантів і спеціальні правила для конкретного майна або документів.

Для передання нерухомості, транспортних засобів, державного чи комунального майна, зброї, архівних документів, персональних даних, матеріальних носіїв із конфіденційною інформацією або майна значної вартості можуть діяти додаткові вимоги. У такій ситуації передайте документ на перевірку юристу, бухгалтеру, архівісту або іншому профільному фахівцю.