Наказ про прийняття на роботу — бланк і 4 приклади

Повне найменування юридичної особи

Ідентифікаційний код юридичної особи

НАКАЗ

Датамісце складення

№ номер

Про прийняття на роботу власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ працівника

ПРИЙНЯТИ:

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ працівника з дата початку роботи на посаду точна назва посади відповідно до штатного розпису до назва структурного підрозділу — якщо є:

— за основним місцем роботи / за внутрішнім або зовнішнім сумісництвом;

— за безстроковим трудовим договором / за строковим трудовим договором із зазначенням конкретної підстави та події або дати завершення;

— з посадовим окладом сума цифрами і словами гривень на місяць згідно зі штатним розписом;

— з нормальною тривалістю робочого часу / на умовах неповного робочого часу із зазначенням тривалості та графіка;

— без випробування / з випробуванням строком ___, якщо умову погоджено та її дозволено встановлювати цьому працівнику;

— інші індивідуальні умови, які потрібно відобразити в наказі.

Підстава: трудовий договір, контракт або інший документ, з якого випливають умови прийняття; заява працівника — якщо її оформлено; для строкового договору — документ, що підтверджує підставу строковості.

Посада керівника

____________ Ім’я ПРІЗВИЩЕ

підпис

З наказом ознайомлений:

ДатаІм’я ПРІЗВИЩЕ працівника

датапідпис, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

ТОВ «Ромашка»

ЄДРПОУ 41234567

НАКАЗ

14 вересня 2026 рокум. Київ

№ 64-к

Про прийняття на роботу Олега ПЕТРЕНКА

ПРИЙНЯТИ:

Олега ПЕТРЕНКА з 15 вересня 2026 року на посаду менеджера з продажу до відділу продажу:

— за основним місцем роботи;

— за безстроковим трудовим договором;

— з посадовим окладом 32 000 (тридцять дві тисячі) гривень на місяць згідно зі штатним розписом;

— з нормальною тривалістю робочого часу;

— без випробування.

Підстава: трудовий договір від 14 вересня 2026 року № 18.

Директор

____________ Іван ІВАНЕНКО

підпис

З наказом ознайомлений:

14 вересня 2026 рокуОлег ПЕТРЕНКО

датапідпис, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

ТОВ «Ромашка»

ЄДРПОУ 41234567

НАКАЗ

28 вересня 2026 рокум. Київ

№ 69-к

Про прийняття на роботу Наталії ШЕВЧЕНКО

ПРИЙНЯТИ:

Наталію ШЕВЧЕНКО з 01 жовтня 2026 року на посаду бухгалтерки до бухгалтерської служби:

— за зовнішнім сумісництвом;

— за безстроковим трудовим договором;

— на умовах неповного робочого часу — 20 годин на тиждень за таким графіком: у понеділок, середу та п’ятницю з 14:00 до 18:00, у вівторок і четвер з 15:00 до 19:00;

— з оплатою пропорційно відпрацьованому часу, виходячи з посадового окладу 40 000 (сорок тисяч) гривень на місяць за повною нормою робочого часу згідно зі штатним розписом;

— без випробування.

Підстава: трудовий договір від 28 вересня 2026 року № 21.

Директор

____________ Іван ІВАНЕНКО

підпис

З наказом ознайомлена:

28 вересня 2026 рокуНаталія ШЕВЧЕНКО

датапідпис, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

ТОВ «Ромашка»

ЄДРПОУ 41234567

НАКАЗ

09 жовтня 2026 рокум. Київ

№ 73-к

Про прийняття на роботу Андрія МЕЛЬНИКА

ПРИЙНЯТИ:

Андрія МЕЛЬНИКА з 12 жовтня 2026 року на посаду фахівця з логістики до відділу логістики:

— за основним місцем роботи;

— за безстроковим трудовим договором;

— з посадовим окладом 36 000 (тридцять шість тисяч) гривень на місяць згідно зі штатним розписом;

— з нормальною тривалістю робочого часу;

— з випробуванням строком два місяці.

Підстава: трудовий договір від 09 жовтня 2026 року № 23, у якому погоджено умову про випробування.

Директор

____________ Іван ІВАНЕНКО

підпис

З наказом ознайомлений:

09 жовтня 2026 рокуАндрій МЕЛЬНИК

датапідпис, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

ТОВ «Ромашка»

ЄДРПОУ 41234567

НАКАЗ

23 жовтня 2026 рокум. Київ

№ 78-к

Про прийняття на роботу Ірини ГРИЦЕНКО

ПРИЙНЯТИ:

Ірину ГРИЦЕНКО з 26 жовтня 2026 року на посаду фахівчині з кадрів до служби управління персоналом:

— за основним місцем роботи;

— за строковим трудовим договором на час відсутності фахівчині з кадрів, за якою зберігається місце роботи, — до дня її фактичного виходу на роботу;

— з посадовим окладом 35 000 (тридцять п’ять тисяч) гривень на місяць згідно зі штатним розписом;

— з нормальною тривалістю робочого часу;

— без випробування.

Підстава: трудовий договір від 23 жовтня 2026 року № 25; наказ про надання фахівчині з кадрів відпустки для догляду за дитиною від 20 жовтня 2026 року № 76-к.

Директор

____________ Іван ІВАНЕНКО

підпис

З наказом ознайомлена:

23 жовтня 2026 рокуІрина ГРИЦЕНКО

датапідпис, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

НАКАЗ ПРО ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ: ІНСТРУКЦІЯ І ПРАВОВІ ОПОРИ

1. Що містить пакет

До пакета входять:

— універсальний бланк власної форми наказу;

— приклад прийняття менеджера з продажу за основним місцем роботи;

— приклад прийняття бухгалтерки за зовнішнім сумісництвом і на умовах неповного робочого часу;

— приклад прийняття фахівця з логістики з випробуванням;

— приклад строкового прийняття фахівчині з кадрів на час відсутності іншої працівниці;

— ця інструкція.

Бланк не містить підставлених реквізитів. Перед використанням внесіть повне найменування роботодавця, дані працівника, точну назву посади, дату початку роботи, місце роботи, вид трудового договору, оплату, режим робочого часу та належні підстави.

2. Для чого потрібен наказ

Наказ фіксує рішення роботодавця прийняти конкретну особу на роботу на погоджених умовах. Його зміст має відповідати трудовому договору та не повинен односторонньо додавати умови, яких сторони не погодили.

Відповідно до статті 24 КЗпП працівника не можна допустити до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням роботодавця, та повідомлення уповноваженого державного органу в установленому порядку.

Наказ не замінює трудовий договір, повідомлення ДПС, посадову інструкцію, документ про ознайомлення з умовами праці або інструктаж з охорони праці.

3. Форма П-1 або власний наказ

Типову форму № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу» затверджено наказом Державного комітету статистики України від 05 грудня 2008 року № 489. Станом на дату підготовки пакета не встановлено нормативного акта, яким форму П-1 скасовано.

Роботодавець може оформити прийняття:

— за типовою формою П-1, затвердженою наказом № 489;

— власним наказом із необхідними відомостями та реквізитами за ДСТУ 4163:2020.

Цей пакет використовує власну текстову форму наказу. Він не відтворює графічний бланк П-1 і не подає власну форму як нову обов’язкову типову форму.

Незалежно від обраного варіанта документ має однозначно визначати працівника, посаду, дату початку роботи й погоджені умови праці.

4. Підстава наказу

Основною підставою для змісту наказу є погоджені умови трудового договору. У реквізиті «Підстава» зазначають документ або документи, з яких випливають рішення роботодавця й умови прийняття.

Це можуть бути:

— письмовий трудовий договір;

— контракт, коли контрактну форму дозволено законом;

— заява працівника, якщо її оформлено;

— документ про відсутність працівника, якого тимчасово заміщують;

— документ про освіту, кваліфікацію, медичний огляд або дозвіл — якщо він необхідний для відповідної роботи;

— інший документ, який підтверджує спеціальну умову прийняття.

Закон не встановлює заяву працівника як універсальну обов’язкову форму для кожного прийняття. Її не потрібно подавати в пакеті як документ, що сам по собі замінює трудовий договір або рішення роботодавця.

Не перелічуйте в наказі всі документи особової справи лише тому, що працівник їх надав. Зазначайте підстави, які пояснюють зміст конкретного рішення.

5. Що обов’язково звірити

До підписання наказу звірте відомості в пов’язаних документах:

Розбіжності не виправляйте формально в одному документі. Спочатку встановіть, яку умову сторони фактично погодили, та узгодьте весь комплект.

6. Основне місце роботи

Вид зайнятості потрібно визначити до видання наказу. Якщо працівник приймається за основним місцем роботи, це прямо зазначають у наказі та пов’язаних кадрових документах.

Не робіть висновок про основне місце лише з того, що працівник працюватиме повний день. Основне місце роботи й тривалість робочого часу — різні характеристики трудових відносин.

Відомості про основне місце мають відповідати заявленню працівника та обліковим даним у порядку, передбаченому законодавством.

7. Сумісництво та неповний робочий час

Робота за сумісництвом виконується за окремим трудовим договором у вільний від основної роботи час. У наказі зазначають зовнішнє або внутрішнє сумісництво.

Сумісництво не тотожне неповному робочому часу. Працівник за основним місцем також може працювати неповний час, а для сумісника потрібно окремо визначити погоджену тривалість роботи.

У наказі про неповний час зазначте:

— кількість годин на день або тиждень;

— робочі дні;

— час початку й завершення роботи або інший однозначний графік;

— порядок оплати.

У прикладі для бухгалтерки використано денний змінний графік тривалістю чотири години щодня. Перед застосуванням такого графіка сторони мають переконатися, що він припадає на вільний від основної роботи час працівниці.

Якщо штатний розпис містить оклад за повною нормою часу, формулювання наказу має показувати, що фактична оплата здійснюється пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку. Не створюйте враження, що за половину норми автоматично виплачується повний оклад.

8. Випробування

Умова про випробування має бути погоджена сторонами під час укладення трудового договору та відображена в наказі. Додати її після початку роботи одностороннім наказом не можна.

Стаття 26 КЗпП визначає загальне правило встановлення випробування та категорії осіб, яким його не встановлюють. Перед підписанням документа перевірте статус працівника й чинну редакцію законодавства.

Стаття 27 КЗпП установлює строки випробування та правила їх обчислення. Для працівника, який фактично був відсутній на роботі, строк може продовжуватися на відповідну кількість днів.

Через можливі періоди відсутності в прикладі наказу зазначено тривалість випробування, але не оголошено наперед остаточний день його завершення як незмінний факт.

Під час воєнного стану спеціальний закон може змінювати окремі правила встановлення випробування. Перед використанням прикладу перевірте чинну редакцію Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» та співвідношення спеціальних і загальних норм.

9. Строковий трудовий договір

За загальним правилом трудовий договір укладають на невизначений строк. Строковий договір використовують за наявності обставин, передбачених статтею 23 КЗпП.

У наказі потрібно зазначити:

— конкретну фактичну підставу строковості;

— строк або подію, з якою пов’язане завершення договору;

— документ, що підтверджує підставу.

Фрази «прийняти тимчасово» або «до особливого розпорядження» недостатньо. У прикладі підставою є заміщення фахівчині з кадрів, за якою зберігається місце роботи, а подією завершення — день її фактичного виходу.

Таке формулювання враховує ситуацію, коли дата виходу наперед невідома. Воно не означає автоматичного припинення трудового договору без належного кадрового оформлення після настання події.

Не використовуйте строковий договір лише для зручності роботодавця. Якщо об’єктивної підстави немає, оберіть безстроковий договір.

10. Оплата праці

Назва посади та посадовий оклад мають відповідати чинному штатному розпису. Сума цифрами повинна збігатися із сумою словами.

Якщо наказ містить надбавку, доплату чи іншу змінну виплату, зазначайте її лише за наявності належної підстави й зрозумілого порядку застосування. Не замінюйте погоджені умови формулюванням «заробітна плата за домовленістю».

За неповного часу вкажіть, що оплата здійснюється пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку. За строкового договору не встановлюйте нижчу оплату лише через його строковість.

У прикладах різні оклади належать різним посадам: менеджеру з продажу — 32 000 грн, бухгалтерці — 40 000 грн за повну норму часу, фахівцю з логістики — 36 000 грн, фахівчині з кадрів — 35 000 грн. Ці суми є умовними реквізитами прикладів і перед використанням замінюються даними штатного розпису конкретного роботодавця.

11. Повідомлення ДПС

Наказ про прийняття не замінює повідомлення ДПС. Порядок повідомлення визначено Постановою Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 року № 413.

До фактичного допуску працівника роботодавець має:

1. Укласти трудовий договір.

2. Оформити прийняття наказом або розпорядженням.

3. Подати повідомлення у встановленому порядку.

4. Переконатися, що відомості в документах не суперечать одна одній.

Зберігайте підтвердження подання і прийняття повідомлення. Не покладайтеся лише на скриншот без можливості встановити документ, дату, роботодавця та результат обробки.

Пакет не відтворює форму повідомлення, оскільки її потрібно подавати за чинною на дату прийняття процедурою.

12. Оформлення за ДСТУ 4163:2020

Власний текстовий наказ доцільно оформлювати з такими реквізитами:

1. Найменування юридичної особи.

2. Назва виду документа — «НАКАЗ».

3. Дата.

4. Реєстраційний індекс.

5. Місце складення.

6. Заголовок до тексту.

7. Розпорядча частина.

8. Підстава.

9. Підпис.

10. Відмітка про ознайомлення працівника.

Розпорядчу дію починають словом «ПРИЙНЯТИ». У підписі зазначають власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ:

ДиректорІван ІВАНЕНКО

підпис

У відмітці про ознайомлення:

14 вересня 2026 рокуОлег ПЕТРЕНКО

підпис

Ініціали не використовують. Печатка не є обов’язковим реквізитом.

13. Дії після наказу

Після оформлення прийняття роботодавець виконує інші дії, які стосуються конкретної роботи:

— ознайомлює працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку;

— надає інформацію про місце роботи, трудову функцію, права й обов’язки, умови праці та оплату;

— ознайомлює з посадовою інструкцією;

— проводить передбачені інструктажі;

— оформлює доступи, обладнання та матеріальні цінності;

— вносить відомості до кадрового й бухгалтерського обліку;

— формує особову справу, якщо роботодавець її веде.

Не включайте до наказу формальне твердження про виконання всіх цих дій, якщо вони фактично не відбулися. Їх підтверджують окремими документами або записами.

14. Типові помилки

— Посилатися на форму П-1 як на скасовану без нормативного акта про скасування.

— Стверджувати, що роботодавець зобов’язаний використовувати лише один формат наказу.

— Вважати заяву працівника універсальною обов’язковою підставою прийняття.

— Допускати працівника до роботи до належного оформлення й повідомлення.

— Указувати різні дати початку роботи в договорі, наказі та повідомленні.

— Використовувати назву посади, якої немає у штатному розписі.

— Не зазначати основне місце роботи або сумісництво.

— Плутати сумісництво з неповним робочим часом.

— Не перевіряти, чи припадає графік сумісника на вільний від основної роботи час.

— Не визначати графік неповного робочого часу.

— Обіцяти повний оклад, коли оплата має бути пропорційною відпрацьованому часу.

— Установлювати випробування без погодження сторін.

— Установлювати випробування особі, для якої воно заборонене.

— Зазначати остаточну дату випробування без урахування можливої фактичної відсутності.

— Використовувати строковий договір без конкретної підстави.

— Писати «тимчасово» або «до розпорядження» без визначеної події завершення.

— Не зазначати документ, що підтверджує відсутність працівника, якого заміщують.

— Використовувати ініціали замість власного імені.

— Вимагати печатку як обов’язкову.

15. Застереження

Матеріали пакета є універсальними редакційними формами. Перед виданням наказу перевірте чинну редакцію трудового законодавства, спеціальні правила воєнного стану, штатний розпис, локальні акти, колективний договір, підстави строковості та можливість установлення випробування конкретній особі.

Для неповнолітніх, іноземців, осіб із додатковими гарантіями, керівників, працівників за контрактом, дистанційних і надомних працівників, заброньованих осіб, працівників зі шкідливими умовами та посад зі спеціальними кваліфікаційними вимогами можуть знадобитися додаткові документи й перевірки.

Якщо умови прийняття нестандартні або працівник належить до спеціальної категорії, передайте проєкт наказу кадровому фахівцю чи юристу.