Пояснювальна записка — бланк і чотири приклади

_______________________________

_______________________________

_______________________

__________________________________

посада, власне ім’я та прізвище керівника — у давальному відмінку; ваші — у родовому

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

«___» __________ 20___ року ______________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

що саме сталося: подія, час, тривалість

Причина: ____________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

обставини без оцінок і виправдань

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

чи були наслідки для роботи і що зроблено, щоб їх усунути

Додаток: ________________________________________________ на ___ арк.

якщо причину підтверджує документ — довідка, талон, роздруківка; рядок можна видалити

«___» __________ 20___ р.________________

датапідпис, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

Директору ТОВ «Ромашка»

Івану ІВАНЕНКУ

менеджера з продажу

Петренка Олега Сергійовича

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

14 серпня 2026 року я запізнився на роботу на 40 хвилин — прибув о 9:40 замість 9:00.

Причина запізнення — зупинка руху приміських електропоїздів на Дарницькому напрямку. Потяг, яким я їжджу щодня, простояв між станціями 35 хвилин через знеструмлення дільниці. Про затримку я повідомив безпосереднього керівника о 9:05 у робочому чаті.

Зустрічі, заплановані на ранок, не зірвано: обидві перенесено на другу половину дня за погодженням із клієнтами. Пропущений час відпрацьовано — я залишався на роботі до 18:40.

Додаток: роздруківка повідомлення про затримку рейсу на 1 арк.

14 серпня 2026 р.Олег ПЕТРЕНКО

датапідпис, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

Директору ТОВ «Ромашка»

Івану ІВАНЕНКУ

менеджера з продажу

Петренка Олега Сергійовича

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

18 серпня 2026 року я був відсутній на робочому місці протягом усього робочого дня, з 9:00 до 18:00.

Причина відсутності — госпіталізація моєї матері, Петренко Ніни Іванівни. О 6:20 я викликав екстрену медичну допомогу, о 7:40 супроводжував її до приймального відділення лікарні, де залишався до 16:00.

Попередити керівника вранці я не мав змоги: виїжджав зі швидкою, телефон розрядився, а зарядного пристрою при собі не було. Про обставини я повідомив о 16:35, щойно з’явилася така можливість.

Прошу вважати причину відсутності поважною.

Додаток: копія довідки приймального відділення від 18 серпня 2026 року на 1 арк.

19 серпня 2026 р.Олег ПЕТРЕНКО

датапідпис, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

Директору ТОВ «Ромашка»

Івану ІВАНЕНКУ

менеджера з продажу

Петренка Олега Сергійовича

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

21 серпня 2026 року під час формування рахунку № 1487 для ТОВ «Волошка» я зазначив помилкову кількість товару — 120 одиниць замість 12.

Помилка виникла через те, що я заповнював рахунок за телефонною заявкою і не звірив кількість із письмовим замовленням, яке клієнт надіслав електронною поштою того ж дня.

Помилку виявлено того ж дня о 16:10 під час звірки з клієнтом. Рахунок анульовано, замість нього виставлено рахунок № 1489 з правильними даними. Товар не відвантажувався, збитків підприємство не зазнало.

Щоб такі випадки не повторювалися, я звірятиму телефонні заявки з письмовим підтвердженням до виставлення рахунку.

21 серпня 2026 р.Олег ПЕТРЕНКО

датапідпис, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

Директору ТОВ «Ромашка»

Івану ІВАНЕНКУ

менеджера з продажу

Петренка Олега Сергійовича

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

До 22 серпня 2026 року я мав підготувати комерційну пропозицію для ТОВ «Соняшник». Станом на 22 серпня завдання не виконано.

Причина — відсутність вихідних даних. 15 серпня я запросив у планово-економічного відділу калькуляцію собівартості за трьома позиціями; станом на 22 серпня відповіді не отримано. Без калькуляції визначити ціну пропозиції неможливо.

Про затримку я повідомляв: 19 серпня — службовою запискою на ім’я керівника відділу продажу, 21 серпня — повторно, електронною поштою.

Пропозицію буде передано клієнту протягом одного робочого дня з моменту отримання калькуляції.

Додаток: копія службової записки від 19 серпня 2026 року на 1 арк.

22 серпня 2026 р.Олег ПЕТРЕНКО

датапідпис, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

Пояснювальна записка: як скласти

Patterneo · patterneo.com

Що у пакеті

— Порожній бланк — структура з підказками, які видаляють після заповнення

— Приклад: запізнення на роботу

— Приклад: відсутність на робочому місці

— Приклад: помилка в роботі

— Приклад: невиконання завдання у строк

— Ця інструкція

Записка — не визнання провини

До застосування дисциплінарного стягнення роботодавець зобов’язаний зажадати від працівника письмове пояснення — цього вимагає стаття 149 Кодексу законів про працю України.

Звідси головне: призначення записки — зафіксувати вашу версію подій, а не погодитися з чужою. Відмова її писати не зупиняє процедуру стягнення: рішення ухвалять і без пояснення, тільки вже без вашої версії обставин.

Затвердженої форми немає — законодавство не встановлює бланка, і документ складають у довільній письмовій формі. Тому «офіційного зразка» пояснювальної записки не існує, а будь-який шаблон, зокрема й цей, є прикладом структури.

Структура

— Адресат — посада, назва підприємства, власне ім’я та прізвище керівника у давальному відмінку

— Автор — ваші посада та прізвище у родовому відмінку

— Назва документа — «Пояснювальна записка»

— Текст — подія з датою, причина, наслідки

— Додаток — якщо причину підтверджує документ

— Дата складання і власноручний підпис

Як писати текст

Перше речення називає подію та дату: «14 серпня 2026 року я запізнився на роботу на 40 хвилин». Друге й третє — причина, викладена як факти, без емоцій і виправдань. Останнє — чи були наслідки для роботи і що зроблено, щоб їх усунути.

Якщо причину підтверджує документ — довідка, талон, роздруківка, скріншот листування — згадайте його в тексті й додайте: «Додаток: копія довідки на 1 арк.». Названа, але не підтверджена причина важить менше за підтверджену.

Строки, про які варто знати

Дисциплінарне стягнення застосовують не пізніше одного місяця з дня виявлення проступку — не рахуючи часу хвороби чи відпустки працівника — і не пізніше шести місяців з дня, коли проступок стався. Це стаття 148 Кодексу законів про працю України.

Строку на подання самого пояснення закон не встановлює. На практиці роботодавець дає один-два робочі дні; якщо вам потрібно більше часу, щоб отримати підтвердний документ, про це варто написати окремо.

Чого не робити

— Не писати «прошу вибачити» і не визнавати провину, якщо ви не вважаєте себе винним

— Не переказувати емоції та стосунки в колективі — лише факти, час і обставини

— Не залишати документ без дати й власноручного підпису

— Не віддавати єдиний примірник: другий, із позначкою про прийняття, лишіть собі

Формат підпису

ДСТУ 4163:2020 діє з 1 вересня 2021 року і змінив оформлення підпису: зазначають власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ, а не ініціали з прізвищем. У прикладах пакета підпис оформлено саме так.

Важливо

Це зразок для самостійного оформлення, а не юридична консультація. Обставини кожної справи різні, а трудове законодавство змінюється. Якщо пояснення пишеться в ситуації, де можливе звільнення, — звіртеся з юристом.