Службова записка — бланк і чотири приклади

_______________________________

_______________________________

_______________________________

__________________________________

посада, власне ім’я та прізвище адресата — у давальному відмінку; ваші — у родовому

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

«___» __________ 20___ р.№ __________

Про ______________________________________________________________

заголовок до тексту: про що записка, одним рядком

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

обставини: що сталося, коли, які цифри це підтверджують

Прошу ____________________________________________________________

____________________________________________________________________

прохання або пропозиція — заради цього й пишуть службову записку; без нього виходить доповідна

Додаток: ________________________________________________ на ___ арк.

рахунок, комерційна пропозиція, копія запрошення; рядок можна видалити

«___» __________ 20___ р.________________

датапідпис, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

Директору ТОВ «Ромашка»

Івану ІВАНЕНКУ

менеджера з продажу

Петренка Олега Сергійовича

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

07 вересня 2026 р.№ 41

Про закупівлю ноутбука для відділу продажу

У відділі продажу працює чотири менеджери, робочих ноутбуків — три. З 3 серпня 2026 року ноутбук (інвентарний № 1042) не вмикається; сервісний центр оцінив ремонт у 9 800 грн при залишковій вартості 4 200 грн, тобто ремонт недоцільний.

Через це один менеджер працює з особистого ноутбука. Клієнтська база опиняється на пристрої поза контролем компанії, що суперечить нашій політиці інформаційної безпеки.

Прошу погодити закупівлю одного ноутбука з обсягом оперативної пам’яті не менше 16 ГБ і накопичувачем SSD від 512 ГБ. Орієнтовна вартість — 32 000 грн.

Додаток: комерційні пропозиції трьох постачальників на 3 арк.

07 вересня 2026 р.Олег ПЕТРЕНКО

датапідпис, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

Начальнику господарського відділу

Сергію КОВАЛЕНКУ

менеджера з продажу

Петренка Олега Сергійовича

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

12 серпня 2026 р.№ 33

Про ремонт кондиціонера в кабінеті 214

З 10 серпня 2026 року кондиціонер у кабінеті 214 не охолоджує повітря. О 14:00 температура на робочих місцях сягає +31 °C.

Щоб провітрити кабінет, вікна тримають відчиненими, і через шум із вулиці менеджери не можуть вести телефонні перемовини з клієнтами: за 10 і 11 серпня довелося перенести сім дзвінків.

Прошу організувати діагностику й ремонт кондиціонера. За попередньою оцінкою сервісної служби йдеться про дозаправлення холодоагентом, орієнтовна вартість — 1 800 грн.

12 серпня 2026 р.Олег ПЕТРЕНКО

датапідпис, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

Директору ТОВ «Ромашка»

Івану ІВАНЕНКУ

менеджера з продажу

Петренка Олега Сергійовича

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

02 вересня 2026 р.№ 38

Про направлення у відрядження до м. Львів

ТОВ «Волошка» запросило нашу компанію на переговори щодо річного контракту на постачання. Зустріч призначено на 15 вересня 2026 року об 11:00 у м. Львів.

Прошу направити мене у відрядження до м. Львів з 14 до 16 вересня 2026 року для участі в переговорах.

Орієнтовні витрати: проїзд в обидва боки — 1 600 грн, проживання дві доби — 3 400 грн, добові за три дні — у розмірі, встановленому положенням про відрядження.

Додаток: копія запрошення на переговори на 1 арк.

02 вересня 2026 р.Олег ПЕТРЕНКО

датапідпис, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

Директору ТОВ «Ромашка»

Івану ІВАНЕНКУ

менеджера з продажу

Петренка Олега Сергійовича

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

18 серпня 2026 р.№ 35

Про зміну графіка роботи відділу продажу

За липень 2026 року з 104 заявок 61 надійшла після 17:00, коли у відділі лишається один менеджер. Середній час першої відповіді в цей проміжок — 3 години 40 хвилин проти 25 хвилин удень.

Прошу розглянути перехід відділу продажу на змінний графік: перша зміна з 8:00 до 17:00, друга з 11:00 до 20:00, по два менеджери в кожній. Тривалість робочого часу кожного працівника не змінюється.

Режим роботи належить до істотних умов праці, тож про зміну графіка працівників треба попередити не пізніше ніж за два місяці (стаття 32 Кодексу законів про працю України); у період дії воєнного стану строк скорочено — стаття 3 Закону № 2136-IX. Прошу доручити відділу кадрів підготувати повідомлення.

18 серпня 2026 р.Олег ПЕТРЕНКО

датапідпис, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

Службова записка: як скласти

Patterneo · patterneo.com

Що у пакеті

— Порожній бланк — структура з підказками, які видаляють після заповнення

— Приклад: на закупівлю

— Приклад: ремонт або заміна обладнання

— Приклад: направлення у відрядження

— Приклад: зміна графіка роботи

— Ця інструкція

Три записки, які постійно плутають

Це найчастіша помилка, і вона дорога: записка не того виду потрапляє не тому адресатові й повертається переробленою.

— Службова записка — просить або пропонує. Пишуть посадовій особі іншого підрозділу або керівникові, коли треба щось вирішити: виділити кошти, відремонтувати, направити у відрядження.

— Доповідна записка — доповідає. Керівникові, про стан справ або подію, з висновками автора. Прохання може й не бути.

— Пояснювальна записка — пояснює. Обставини події чи проступку, зазвичай на вимогу керівника.

Просте правило: якщо в тексті немає слова «прошу» і нічого не просять — це не службова записка.

Структура

— Адресат — посада, підрозділ, власне ім’я та прізвище у давальному відмінку

— Автор — посада, прізвище, ім’я та по батькові у родовому відмінку

— Назва документа — «Службова записка»

— Дата й реєстраційний індекс — записку реєструють, без номера її потім не знайти

— Заголовок до тексту — «Про закупівлю…», одним рядком

— Текст — обставини, потім прохання

— Додаток — рахунок, комерційна пропозиція, копія запрошення

— Дата й підпис

Як писати текст

Спершу обставини, потім прохання — і нічого зайвого між ними. Обставини існують лише для того, щоб прохання виглядало обґрунтованим, тож усе, що його не обґрунтовує, прибирайте.

Цифри вирішують. «Кондиціонер погано працює» — це скарга; «о 14:00 на робочих місцях +31 °C, за два дні перенесено сім дзвінків» — це підстава виділити 1 800 грн. У всіх прикладах пакета цифри стоять саме там, де без них прохання розсипалося б.

Коли записка тягне за собою більше, ніж здається

Режим роботи, системи й розміри оплати праці, суміщення посад — це істотні умови праці. Про їх зміну працівників попереджають не пізніше ніж за два місяці (стаття 32 Кодексу законів про працю України). Тому записка про зміну графіка — це початок процедури, а не її кінець, і в прикладі це сказано прямо.

Якщо діє воєнний стан, строк інший: попередити можна не пізніше ніж до запровадження нових умов (стаття 3 Закону України № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»). Перевірте, який режим чинний на момент, коли пишете записку, — від цього залежать два місяці різниці.

Що закон про службову записку не каже

Затвердженої форми немає, і трудове законодавство цей документ не регулює: КЗпП його не згадує. Оформлюють за загальними вимогами ДСТУ 4163:2020 до реквізитів організаційно-розпорядчих документів — і на цьому все.

Якщо у зразку з інтернету бачите посилання на статті КЗпП саме щодо службової записки — це прикраса, а не підстава.

Формат підпису

ДСТУ 4163:2020 діє з 1 вересня 2021 року: у підписі зазначають власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ, а не ініціали з прізвищем. Адресата пишуть так само — «Івану ІВАНЕНКУ», а не «Іваненку І. І.» (пункт 5.15). У прикладах пакета обидва реквізити оформлені саме так.

Важливо

Це зразок для самостійного оформлення, а не юридична консультація. У вашій компанії може діяти власна інструкція з діловодства — вона має перевагу над загальним зразком.