Question 1

Зразок службової записки

Accepted Answer

Єдиного затвердженого зразка службової записки не існує: законодавство не встановлює для неї форми, документ складають за загальними вимогами ДСТУ 4163:2020 до реквізитів. Тому будь-який шаблон — це приклад структури, а не офіційний бланк.

Що має бути в придатному зразку: адресат (посада, підрозділ, власне імʼя та прізвище у давальному відмінку), автор, назва «Службова записка», дата й реєстраційний індекс, заголовок до тексту на кшталт «Про закупівлю…», текст і підпис. Якщо в шаблоні немає дати з номером — він неповний: службову записку реєструють у діловодстві, і без індексу її потім не знайти.

Зручніше брати не один бланк, а пару: порожній для заповнення й приклад із текстом. Формулювання під різні приводи не збігаються — записка на закупівлю обґрунтовує витрату, записка про графік починає кадрову процедуру, — тож приклад економить більше часу, ніж порожній бланк.

Question 2

Як написати службову записку

Accepted Answer

Почніть із шапки у правому верхньому куті: кому — посада, підрозділ, власне імʼя та ПРІЗВИЩЕ у давальному відмінку; від кого — ваші посада та прізвище у родовому. По центру напишіть «Службова записка», нижче — дату й реєстраційний індекс.

Далі заголовок до тексту одним рядком: «Про закупівлю ноутбука для відділу продажу». Потім обставини — що сталося, коли, які цифри це підтверджують. І останнє речення, заради якого все й писалося: «Прошу…».

Цифри вирішують результат. «Кондиціонер погано працює» — це скарга, на неї легко відповісти «зафіксували». «О 14:00 на робочих місцях +31 °C, за два дні перенесено сім дзвінків» — це підстава виділити кошти. Прибирайте з тексту все, що не обґрунтовує прохання.

Якщо до записки є що додати — рахунок, комерційну пропозицію, копію запрошення — напишіть «Додаток: … на 1 арк.» і додайте. Підпис за ДСТУ 4163:2020: власне імʼя та ПРІЗВИЩЕ, а не ініціали.

Question 3

Чим службова записка відрізняється від доповідної

Accepted Answer

Різниця в тому, чого документ хоче від адресата.

Службова записка **просить або пропонує**: виділити кошти, відремонтувати, направити у відрядження. Її пишуть посадовій особі іншого підрозділу або керівникові, коли треба ухвалити рішення. Ключове речення починається з «Прошу».

Доповідна записка **доповідає**: керівникові, про стан справ або подію, з висновками автора. Прохання в ній може й не бути взагалі — достатньо викласти факти й оцінку.

Пояснювальна записка **пояснює** обставини події чи проступку, зазвичай на вимогу керівника. Вона стосується того, що вже сталося, і нічого не просить.

Просте правило: якщо в тексті немає слова «прошу» і нічого не просять — це не службова записка. Помилка з видом документа коштує часу: записка потрапляє не тому адресатові й повертається переробленою.

Службова записка