Внутрішні документи — це те, чим підприємство розмовляє саме з собою: працівник повідомляє керівника, підрозділ просить інший підрозділ, керівник фіксує подію для рішення. Вони не виходять за межі компанії, їх майже не регулює закон, і саме тому з ними стільки плутанини: назви схожі, форми ніхто не затверджував, а наслідки бувають цілком юридичні — від дисциплінарного стягнення до матеріальної відповідальності.
У цьому розділі ми розбираємо три документи, які плутають найчастіше — службову, доповідну та пояснювальну записки, — і показуємо, за якою ознакою їх розрізняти: не за назвою, а за напрямом і метою. Записка, що йде вгору і повідомляє про подію, — доповідна. Записка, що йде до сусіднього підрозділу і просить дію або ресурс, — службова. Записка, якою людина пояснює власні дії, — пояснювальна. Одна й та сама ситуація на підприємстві часто породжує всі три, і ми показуємо це на одному наскрізному прикладі.
Карта документів
| Документ | Напрям | Мета | Зразок і пакет |
|---|---|---|---|
| Службова записка | між підрозділами або до керівника | попросити дію, ресурс, погодження | сторінка сценарію · пакет |
| Доповідна записка | вгору, керівникові | повідомити про подію чи проблему і запропонувати рішення | сторінка сценарію · пакет |
| Пояснювальна записка | вгору, на вимогу керівника | пояснити власні дії або обставини | сторінка сценарію · пакет |
Кожен пакет — бланк із підказками, чотири заповнені приклади та інструкція з оформлення за ДСТУ 4163:2020. Усі приклади побудовані на тих самих вигаданих дійових особах, тож документи з різних пакетів узгоджені між собою — як і в житті одного підприємства.
Що читати
Статті цього розділу відповідають на питання, які виникають до того, як відкрити бланк: який документ потрібен, чи обов'язково його писати, що він тягне за собою і що в ньому має бути, щоб він виконав свою роль. Ми пишемо про типові помилки, які бачимо в зразках з інтернету, і про те, де закон мовчить, а «посилання на КЗпП» стоїть лише для солідності.
Як ми перевіряємо норми, арифметику й приклади — на сторінці «Редакційні стандарти».